El ser humano por naturaleza es un ser social que desde la prehistoria, hace algún tiempo, ideó la forma de comunicarse con otros humanos por medio de signos y símbolos, luego vino la escritura y con ella una serie de cambios económicos y sociales que impulso el nacimiento y desarrollo de los medios de comunicación, que en primera medida conocemos como la imprenta y que hasta hoy podemos añadir a los medios audiovisuales y la era de la informática como proceso de la globalización.

Los medios de comunicación son considerados agentes de transmisión o comunicación de carácter neutro y objetivo, que buscan satisfacer las necesidades de manera eficaz y rápida para emitir un mensaje o información, aunque para otros los medios son un canal de manipulación social influenciado por los distintos poderes que manejan la sociedad, además de pensar que los medios de comunicación son el reflejo del presente y futuro de nuestra sociedad.

Los medios en sí, sin importar su naturaleza o forma de manejar y emitir la información noticiosa tienen como objetivo informar, educar, transmitir, entretener y formar opinión pública.

A medida que se va desarrollando el mercado de los medios comunicación, se da mayor hincapié por partes de las distintas organizaciones, a un tema que es de su diario vivir y que es conocido como la competitividad, razón por la cual toman en cuenta el tema de la comunicación, con la idea de mantener actualizados a sus empleados a cerca de los cambios, mejoras y refuerzos que influyen en su identidad e imagen corporativa hacia su público externo e interno. Esto es lo que conocemos hoy como medios de comunicación internos.

Retomando lo anteriormente dicho, es importante crear un sistema de medios que satisfaga las necesidades de comunicación de la organización, que apoye la dirección, que ejerza liderazgo y permita que el personal que labora en ésta, tenga acceso a la información que requiere, para trabajar y así tener pleno conocimiento de lo que pasa y pretende la organización.

Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación; su planteamiento depende del uso de estrategias comunicacionales que obedece a la finalidad por la que labora cada organización.
Como proceso de apreciación y análisis sobre la funcionalidad de los medios de comunicación, presentaremos un ejemplo trabajado desde el caso de la Alcaldía de Medellín.



La Alcaldía de Medellín tiene como uno de sus medios de comunicación interno (solo para trabajadores de la organización según Seitel) la intranet llamada Eureka.
Esta red posee programación de aulas, clasificados, mi colilla (estado de pago), trámites, contáctenos (opinión pública), e – mail o correo electrónico y mapas de orientación. Su información es obtenida y redactada por las distintas secretarías como: Secretaría de Bienestar Social, Secretaría de Cultura Ciudadana, Secretaría Desarrollo Social, Secretaría de Educación, Secretaría de Evolución y Control, etc.

La función de este medio es cumplir con el objetivo de comunicar e informar de manera visible y transparente todo lo que pasa dentro y fuera de la organización.

Su lenguaje es un poco estructurado y serio; lleva desde comunicados o circulares de temas legales, hasta información de los planes de desarrollo que se hacen en cada secretaría.

Los stakeholders de este medio son influenciados por la misma organización, además sus trabajadores tiene un interés en que la empresa exista y se desarrolle por el bien de la ciudad. Su grado de urgencia frente a su legitimación y poder es de exigencia inmediata para desplegar sus planes de desarrollo y proyectos que mejoren la vida de todos los ciudadanos de Medellín.

Una comunicación adecuada debe trabajar en la elaboración del diseño y el contenido. Por esto todo medio de comunicación hace una evaluación y selección en los mensajes que se utilizaran, pero en esta organización su medio es saturado de información de las distintas secretarias sin tener un foco de necesidades para satisfacer, ni tiene un proceso de abstracción que permita definir los puntos de interés que pueda tener sus empleados. Esto nos hace pensar que necesitan desarrollar una labor de investigación que les permita como primera medida conocer su cultura organizacional, logrando adecuar los contenidos que realmente les interesan a sus empleados, los cuales expresaron en las distintas preguntas que se les plantearon, que necesitan de un medio más ágil, donde tengan un enganche para leer la información y promuevan las visitas con temas que les gustan.

El señor Juan Fernando Gallego, encargado de la intranet Eureka dijo “Eureka sí satisface las necesidades; sólo hay que volverla más ágil y cambiar su plataforma de diseño para que no limite sus contenidos” además anexo con esto “hay 18.000 empleados, 4.500 trabajan en la planta y según un estudio de medios realizado por una empresa que contrató la Alcaldía de Medellín, se llegó a la conclusión que el 90% de la gente que recibe la información, la comprende”. Es curioso compararlo con lo dicho por los empleados, donde expresaron que a Eureka “le hace falta más promoción, no tiene el gancho para agarrarlo a uno, no provoca leer a pesar de que es interesante, le falta más dinamismo, hay falencias en el diseño y su funcionalidad, y hay otros medios que llegan, y a pesar de que son ajenos a la movida interna de la Alcaldía son más interesantes”.

Entonces ¿existe comunicación? o sólo es un medio que hace el papel de un espectro invisible.

Como dirían Lassarfeld y Friedman “este medio no cumple su objetivo”, por eso es importante empezar a tener en cuenta los conceptos que maneja el grupo o público de esta organización como el contexto, mensaje, características socioeconómicas, podrían ser puntos de partida para estudiar sus audiencias.

Según McQuail vale resaltar el cuestionamiento frente a la función del mecanismo que tienen de interacción, los cuales no están cumpliendo una función retroalimentadora que les permita compartir información entre la organización y las audiencias, solo es una relación simétrica donde el emisor plantea la información y el receptor se limita a escuchar y su capacidad de acción es totalmente pasiva.

El verdadero reto de esta organización es cambiar la visión que tiene su audiencia para que haya un vínculo cercano entre su medio (gobierno) y la audiencia